La mejor herramienta de BI

Como consultor de BI, todas las semanas tengo juntas con clientes que tienen necesidades para analizar información y tomar decisiones de manera oportuna.

En el 99,9% de estas juntas, en algún momento surge siempre la misma pregunta; “cual es la mejor herramienta de BI para mi empresa”. Los años, la experiencia, el sentido común y las ganas de ofrecer soluciones que agreguen valor y que sirvan para que las empresas sean mas exitosas, ganen mas dinero, sean mejores que la competencia, etc, me llevan a responderla siempre de la misma manera:

La mejor herramienta de BI para su empresa, es la que, después de un análisis detallado de los procesos, entender las necesidades, que información se quiere analizar, con que frecuencia, tipo de criticidad, quienes serán los usuarios, etc, mejor se adecua a esas necesidades.

Un error que lamentablemente ocurre y muy seguido, es que las empresas seleccionan herramientas, pensando que son como un paquete de office, y al final del día, lo que termina produciendo eso es una gran frustración en el usuario final, ya que generalmente no se lo tuvo en cuenta a la hora de la evaluación. Por estadísticas, se sabe que mas del 80% de los proyectos de BI fracasan antes del primer año de uso. Por fracaso, se entiende que los usuarios no ingresan a la solución, y que siguen utilizando las mismas herramientas que antes de la implantación, al grito de “no confío en la nueva solución, es difícil de accesar, no entiendo como leer los datos”. Si una persona, ingresa una vez a la nueva herramienta, (que fue vendida como que iba a solucionar todos los males de la empresa), y no ve lo que espera, seguramente entrará una segunda vez, y nunca mas.

Para terminar, una herramienta de BI puede ser un poco mas linda, un poco mas fea, mas cara, mas barata, con algún tipo de funcionalidad adicional que otra, etc, pero si el proceso está mal, todo está mal. La herramienta, es un commodity.

Por eso, antes de decidir que herramienta de BI utilizar y decidir cual es la mejor, hay que analizar el proceso completo que se automatizará, y como dije antes, desde los indicadores de gestión a analizar, fuentes de datos, necesidades de usuarios, expectativas, frecuencia de actualización, visión a mediano plazo, y muchas cosas mas.

Indicadores claves de gestión y minería de datos

Los términos KPI (Indicadores claves de gestión en español) y minería de datos son usados comúnmente para discutir acerca de los beneficios del BPM (Business Performance Management) y las formas en las cuales el BPM ayuda al éxito del negocio. Sin embargo, el conocer que significan esos términos no garantiza un negocio exitoso. Por otro lado, las organizaciones deben identificar los caminos apropiados para aplicar los KPIs y la minería de datos, de manera tal de determinar los indicadores requeridos para tomar decisiones estratégicas correctamente.

Los KPIs están definidos como los indicadores claves por una organización en los cuales se refleja el éxito financiero o no financiero. Ello ayudan a las organizaciones a identificar y monitorear los factores que son cuantificables, medibles e importantes para el éxito de la empresa. Aunque los KPIs pueden ayudar al proceso de toma de decisiones, solo son beneficiosos si están correctamente seleccionados y involucran a la gente correcta, a tiempo. Por ejemplo, con una solución de cubos de BI tradicional (OLAP), los datos de ventas de los últimos 3 años pueden mostrarse de forma multidimensional. Esto sin embargo es muy rudimentario comparado con una solución de tableros de control, la cual permite a los gerentes de ventas ver la información diaria de ventas en tiempo real, y compararla contra indicadores pre-definidos. Los gerentes de ventas pueden bajar al nivel de detalle en los datos de manera tal de acceder y analizar datos operativos, para determinar los correspondientes planes de acción.

Los KPIs varían dependiendo del tipo de organización que los utilice. Una organización sin fines de lucro seguramente querrá medir el porcentaje de graduados sobre el total de participantes en un determinado curso de entrenamiento para voluntarios, para poder identificar el éxito del programa. Sin embargo, en una corporación orientada a las ventas, seguramente los indicadores que se querrán analizar estarán orientados a identificar la rentabilidad generada. Para incrementar las ventas, seguramente será importante algún indicador que mida la satisfacción de los clientes. Para una institución financiera, seguramente será importante un indicador que informe sobre el riesgo, tales como a quien darle un crédito o no, o indicadores relacionados con las regulaciones. Esto difiere en una industria de manufactura la cual necesita monitorear las partes recibidas desde los proveedores, o un área de gobierno, la cual necesita medir y mejorar la performance de los empleados. Elegir el KPI mas adecuado y proveer información a la gente correcta, puede ser la diferencia entre implementar una solución de BPM exitosa, o un estrepitoso fracaso.

La minería de datos, descubre patrones de datos dentro de bases de datos. Es usada como herramienta para descubrir patrones entre grandes volúmenes de datos. La minería de datos permite a las empresas identificar porque suceden las cosas, ayudando a relacionar diversos patrones. Por ejemplo, si una empresa quiere incrementar sus ventas, identificar los patrones de conducta de los clientes con un software intuitivo, ahora tiempo y permite a los tomadores de decisiones focalizarse en el desarrollo de estrategias basadas en estos patrones, en lugar de perder tiempo tratando de identificar estos patrones a mano. Una tarjeta de crédito puede querer identificar patrones acerca de sus clientes y sus hábitos de compra, y una industria farmacéutica puede elegir crear KPIs para mejorar su proceso de manufactura y control.

La minería de datos también puede ser utilizada para buscar patrones entre múltiples tablas dentro de bases de datos relacionales. Esto es muy ventajoso porque los datos centralizados permiten a las organizaciones configurar los indicadores apropiados. También permite medir indicadores de manera mas sencilla, buscando patrones los cuales permiten realizar la planeación de manera proactiva y focalizarse en determinados clientes basados en el reconocimiento de determinados parámetros.

Antes de identificar mas caminos en los cuales el BPM puede beneficiar a la empresa, es importante identificar los componentes de la intefaz de usuario, para mostrar como las empresas están utilizando software de performance management.

Este artículo se encuentra en Technology Evaluation Center

BI como Servicio

Un problema grave que tienen en general los proyectos de BI, es el retorno de la inversión (ROI). Como ya lo comentamos en un post pasado, muchas veces este ROI es difícil de calcular por ser intangible.

Creo que una alternativa viable para estos proyectos es el poder ofrecer BI como servicio, de manera tal de que la compañía pueda contratar un sevicio a la empresa que desarrolle el proyecto en el cual se incluya Software, Hardware y Consultoría. En los primeros dos ítems, se pagaría un costo de arrendamiento, variando el mismo de acuerdo a su duración, y en el caso de la consultoría, los proyectos tendrían un costo inicial de setup y un costo de arrendamiento de la misma manera que con el software y el hardware.

Para terminar, la compañía no tendría que invertir en bienes que no son estratégicos ni foco de su negocio, lo cual tiene un impacto positivo al momento de justificar los proyectos con el área de finanzas. Con este esquema, el objetivo al final del día es el de forjar una relación con un alto nivel de compromiso a largo plazo y una sociedad duradera en el tiempo entre las dos partes.

Data Warehouse y Data Marts

Debido a que los datos pueden venir de diferentes fuentes, tales como OLTP, ERP, CRM, sistemas legacy y fuentes de datos externas, los datos pueden ser almacenados en bases de datos con diferentes formatos y estructuras. Como resultado, un Data Warehouse (DW) es la parte mas importante y por consiguiente mas cara de toda una solución de BI, debido a que captura datos de diferentes fuentes y las normaliza. Los datos, después de esta normalización, están listos para ser accedidos por un sistema de BI. Como repositorio central de la empresa, un DW contiene datos usados por sistemas para la toma de decisiones, enfocados a los puestos bajos y medios de toma de decisiones, haciendo posible ver y analizar datos de diferentes formas. Estos datos, también son utilizados por sistemas de información gerencial (EIS). Los datos extraídos de los DW de los diferentes departamentos de la compañía son guardados y almacenados en repositorios de datos mas pequeños, con el objetivo de que puedan accederse de manera mas rápida y fácil y son llamados Data Marts (DM). Los DM, son pequeños DW para áreas tales como marketing, ventas, producción, etc.

Cinco pasos para realizar proyectos de BI exitosos

Aqui les dejo la liga a un artículo muy interesante que acabo de publicar en mi blog en inglés y que lo tomé del sitio de Technology Evaluation Center.

Porqué BI

Las soluciones de BI tienen un gran impacto una vez que se instalan. Producen y entregan información correcta a tiempo, lo cual es un elemento clave para cualquier tipo de compañía. BI es el arte del conocimiento y de como tomar ventaja de los datos con los que cuenta nuestro negocio. Ya sea para analizar una campaña de marketing, la retención de clientes, el control de inventario o un modelo financiero, BI es la respuesta. BI puede responder a preguntas críticas en la organización como por ejemplo porqué la competencia está ganando mercado, cual de mis productos contribuye mas en mi rentabilidad, como puedo hacer mi empresa mas rentable, porqué algunas divisiones no son rentables, que planta produce a costos mas bajos, como puedo mejorar mi productividad, cuales plantas son las mas rentables del mundo, cuales son mis mejores y peores clientes, donde comienzo a perder dinero, etc.

BI responde a esas preguntas analizando y comparando la información histórica del negocio. Los datos son creados diariamente en los procesos de la empresa desde sistemas transaccionales (ERP’s), información externa de Excel, bases de datos de clientes, información de aduanas, etc, para estudiar a un grupo particular de clientes, productos, etc. Esta información es usada por las diferentes áreas de negocios para entender las tendencias, fortalezas y debilidades y para analizar la situación de los competidores, por ejemplo.

Además, para determinar tendencias. Otro tema que está impulsando a las soluciones de BI, es la legislación de Sarbanes-Oxley, que afecta al reporteo corporativo, y a las reglas del área de contaduría para manejar compañías que cotizan en bolsa. Para cumplir con Sarbanes- Oxley, las soluciones de BI son necesarias para asegurar el correcto análisis en tiempo y forma de la información del negocio. Estas soluciones de BI en tiempo real, no son solo muy relevantes, sino que además son claves para asegurar el cumplimiento de las normas y procedimientos vigentes.

BI para principiantes

Como vamos a hablar de Business Intelligence (BI), esta es una pequeña explicación quizas mas desde el lado de tecnología que desde las áreas funcionales del negocio, acerca de que es BI.

Podemos llamarlo BI para principiantes.

BI no es un producto o un servicio. Es un término que se utiliza de paraguas de manera tal de abarcar y combinar aplicaciones, bases de datos y diferentes tipos de arquitecturas. Esto, hace posible el análisis tanto en tiempo real como ad-hoc, acceso interactivo y manejo de información, la cual permite a los usuarios acceder de manera rápida, confiable y segura a la información del negocio. BI analiza datos históricos (que son los datos que genera el negocio a través de información transaccional y otros datos históricos de diversas fuentes), ayudando a las diversas áreas de una empresa analizando el desempeño de las mismas, en el pasado y el presente. BI ayuda a los tomadores de decisión a tomar decisiones basados en procesos confiables y seguros y proporciona a los usuarios finales información crítica sobre sus clientes, socios, etc; incluyendo información sobre tendencias y comportamientos a futuro.

En otras palabras, BI transforma datos en información, la información se utiliza para medir resultados, transformando los resultados en decisiones, y las decisiones en acción.