Los términos KPI (Indicadores claves de gestión en español) y minería de datos son usados comúnmente para discutir acerca de los beneficios del BPM (Business Performance Management) y las formas en las cuales el BPM ayuda al éxito del negocio. Sin embargo, el conocer que significan esos términos no garantiza un negocio exitoso. Por otro lado, las organizaciones deben identificar los caminos apropiados para aplicar los KPIs y la minería de datos, de manera tal de determinar los indicadores requeridos para tomar decisiones estratégicas correctamente.
Los KPIs están definidos como los indicadores claves por una organización en los cuales se refleja el éxito financiero o no financiero. Ello ayudan a las organizaciones a identificar y monitorear los factores que son cuantificables, medibles e importantes para el éxito de la empresa. Aunque los KPIs pueden ayudar al proceso de toma de decisiones, solo son beneficiosos si están correctamente seleccionados y involucran a la gente correcta, a tiempo. Por ejemplo, con una solución de cubos de BI tradicional (OLAP), los datos de ventas de los últimos 3 años pueden mostrarse de forma multidimensional. Esto sin embargo es muy rudimentario comparado con una solución de tableros de control, la cual permite a los gerentes de ventas ver la información diaria de ventas en tiempo real, y compararla contra indicadores pre-definidos. Los gerentes de ventas pueden bajar al nivel de detalle en los datos de manera tal de acceder y analizar datos operativos, para determinar los correspondientes planes de acción.
Los KPIs varían dependiendo del tipo de organización que los utilice. Una organización sin fines de lucro seguramente querrá medir el porcentaje de graduados sobre el total de participantes en un determinado curso de entrenamiento para voluntarios, para poder identificar el éxito del programa. Sin embargo, en una corporación orientada a las ventas, seguramente los indicadores que se querrán analizar estarán orientados a identificar la rentabilidad generada. Para incrementar las ventas, seguramente será importante algún indicador que mida la satisfacción de los clientes. Para una institución financiera, seguramente será importante un indicador que informe sobre el riesgo, tales como a quien darle un crédito o no, o indicadores relacionados con las regulaciones. Esto difiere en una industria de manufactura la cual necesita monitorear las partes recibidas desde los proveedores, o un área de gobierno, la cual necesita medir y mejorar la performance de los empleados. Elegir el KPI mas adecuado y proveer información a la gente correcta, puede ser la diferencia entre implementar una solución de BPM exitosa, o un estrepitoso fracaso.
La minería de datos, descubre patrones de datos dentro de bases de datos. Es usada como herramienta para descubrir patrones entre grandes volúmenes de datos. La minería de datos permite a las empresas identificar porque suceden las cosas, ayudando a relacionar diversos patrones. Por ejemplo, si una empresa quiere incrementar sus ventas, identificar los patrones de conducta de los clientes con un software intuitivo, ahora tiempo y permite a los tomadores de decisiones focalizarse en el desarrollo de estrategias basadas en estos patrones, en lugar de perder tiempo tratando de identificar estos patrones a mano. Una tarjeta de crédito puede querer identificar patrones acerca de sus clientes y sus hábitos de compra, y una industria farmacéutica puede elegir crear KPIs para mejorar su proceso de manufactura y control.
La minería de datos también puede ser utilizada para buscar patrones entre múltiples tablas dentro de bases de datos relacionales. Esto es muy ventajoso porque los datos centralizados permiten a las organizaciones configurar los indicadores apropiados. También permite medir indicadores de manera mas sencilla, buscando patrones los cuales permiten realizar la planeación de manera proactiva y focalizarse en determinados clientes basados en el reconocimiento de determinados parámetros.
Antes de identificar mas caminos en los cuales el BPM puede beneficiar a la empresa, es importante identificar los componentes de la intefaz de usuario, para mostrar como las empresas están utilizando software de performance management.
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